우수한 프리젠테이션을 위한 7가지 원칙들
(Seven Principles for Excellent Presentation)
제안서를 다 만들었습니까? 이제, 여러분은 “잘 보여야 할” 사람들(사장, 부서장, 클라이언트 등) 앞에서 제안서를 프리젠테이션 해야 합니다. 우수한 프리젠테이션을 하기 위해서는 어떻게 해야 할까요?
좋은 프리젠테이션을 위한 7가지 원칙(principle)이 있습니다. 프리젠테이션을 위한 기술들(techniques)을 익히기 전에, 원칙을 습관화 하는 것이 무엇보다 자신을 excellent presenter로 변화시키는 가장 중요한 요소입니다.
1. 좋은 proposal (presentation내용)이 있어야 한다.
l 당연한 말처럼 들릴지 모르지만, 좋은 PR Presentation을 위해서는, 좋은 PR Proposal이 있어야 한다. 대충 만든 제안서를 가지고, 현란한 프리젠테이션 테크닉으로 뛰어나게 보이겠다고 하면, 이는 헛된 망상일 뿐이다. 따라서, 좋은 제안서를 개발하는 것이 좋은 프리젠테이션을 하는 첫 필수 요소이다. 그렇다면 좋은 proposal이란 무엇인가?
l 좋은 proposal은 두 가지 측면에서 살펴볼 수 있다. 첫째로는, 그 내용(content)가 좋은 것으로, 전략적인 측면과 창의적인 아이디어 측면에서 뛰어난 것을 좋은 제안서로 볼 수 있다. 둘째로는, 프리젠테이션을 위해 만든 제안서 자료, 즉, 보통 파워포인트를 이용해 만든 자료가 오디언스들이 보기에 좋게 (visual) 만들어져야 한다.
l “보기에 좋은” 제안서를 만들기 위해서는 다음과 같이 해야 한다: 1) 되도록 한 슬라이드에 하나의 내용만을 넣는다; 2) 슬라이드는 되도록 간결하게 요약형태 (bullet points)로 키워드만 적어넣는다; 3) 한 슬라이드에 되도록 20개 이상의 단어가 들어가지 않도록 한다; 4) 슬라이드 내의 칼라 사용은 2개로 제한한다. 3개 이상의 칼라는 혼동을 준다.
2. 제안서 개발과정에 프리젠터가 깊이 관여한다.
l 한 TV뉴스의 기자가 자신이 직접 취재하지 않은 사건을, 카메라 앞에서 남이 써준 기사를 가지고 이야기한다고 생각해보라. 게다가, 청중이 기사와 관련하여 질문을 그 기자에게 한다면…?
l 우수한 프리젠테이션을 위해서는 프리젠터가 제안서 내용에 대해 잘 알고 있어야 하며, 잘 알기 위해서는, 자신이 직접 제안서 개발에 주도적으로 참여해야 한다.
l 제안서 작성에 깊숙이 관여한 사람은 제안서 내용에 대해 보통 넓고도 깊게(T자형) 알고 있게 마련이다.
3. 자신이 제안하는 내용에 대해 자신감(CONFIDENCE)을 갖는다.
l 사랑하는 여인에게 청혼(propose)을 하는데, 남자가 자신에 대해 자신감 없이 청혼을 한다면, 과연 여자는 그 청혼을 흔쾌히 받아들일 수 있을까?
l Confidence, confidence, and confidence!
l 프리젠테이션에서 가장 중요한 요소를 한가지만 고르라면, 단연코 자신감(confidence)이다.
l 발표를 하는 프리젠터가 자신이 발표하는 내용에 대해 자신감을 보여주지 못한다면, 듣고 있는 오디언스들은 결코 그 발표내용에 설득되어질 수 없으며, 따라서 흥미를 잃고, 신뢰할 수 없게 된다.
l 자신감은 자신이 발표하게 될 PR제안서의 내용에 대해 자신이 직접 개발에 깊숙히 관여하여 그 내용을 잘 이해하고 있고, 이 프로그램을 실행할 경우, 문제점을 해결할 수 있다는 확신과 열정이 있어야 한다.
4. 철저한 준비와 연습이 없이, 단순한 기술(techniques)로 좋은 Presentation이 나올 수 없음을 안다.
l 우수한 프리젠터(presenter)일 수록, 프리젠테이션을 앞두고 철저한 준비와 연습을 한다.
l 프로페셔널 프리젠터는 타고 나는 것이 아니라, 평소의 준비와 연습에 의해 길러지는 것이다.
l 거울 앞에서 자신의 제안서 내용에 대해 직접 발표해 본다.
l 정해진 시간에 맞출 수 있도록 연습해본다.
l 평소에 자신있는 목소리로 자료를 소리내어 읽는 연습을 한다.
5. 평소에 말하거나, 글을 쓸 때, “짧고 쉽게” 쓰려고 노력한다.
l 좋은 제안서나 프리젠테이션에서는 군더더기가 없어야 하고, 이해하기 쉬어야 한다.
l 평소에 제안서나 리포트, 메모, 이메일, 전화통화, 보고 등을 할 때 “어떻게 하면 ‘짧고 쉽게’ 커뮤니케이션 할 수 있을까?”를 고민하며 노력한다.
6. 항상 상대방(receiver)의 입장에서 나의 말이나 글에 대해 생각해본다.
l Professional communicator의 기본 조건은 상대방(나의 커뮤니케이션을 받는 사람)입장에서 생각해보고, 나의 뜻이 제대로 전달될 수 있도록 노력하는 것이다.
l 커뮤니케이션을 할 때는, 상대방이 누구인지(어떤 특성을 가지고 있는지)를 파악하는 습관을 기른다.
l 위에서 말한 “짧고 쉽게”는 바로 상대방이 나의 뜻과 의도를 잘 파악할 수 있도록 하는 첩경이다.
l 내가 하는 말 중에 상대방이 못알아 듣는 언어나 특수용어가 없는지도 주의한다.
7. 긍정적인 사고(“난 잘할 수 있다”)와 항상 웃는(smile) 습관을 갖는다.
l 평소에 부정적인 사고나 생활습관을 갖고, 표정이 좋지 않은 사람이 좋은 프리젠터가 될 리 없다.
l 프리젠테이션에서는 상대방과의 공통분모를 찾아내고, 교감을 하고, 이를 긍정적인 태도로 전달하는 것이 무엇보다 중요하다.
l 자신이 프리젠테이션하는 전략과 아이디어에 대해 긍정적인 태도(positive attitude), 정열(passion)과 열정(enthusiasm)을 보여줄 때, 성공적인 프리젠테이션을 할 수 있다.
l 긍정적인 사고를 하고, 평소에 활짝 웃는 습관을 기르자. 그 어떤 프리젠테이션 테크닉보다 중요한 것이 바로, 스마일이다.
자, 훌륭한 프리젠테이션을 위한 7가지 원칙을 살펴보았습니다. 이제, 이러한 원칙의 바탕위에 여러분이 적용할 수 있는 몇가지 프리젠테이션의 기본적인 테크닉과 점검요소들을 살펴보겠습니다.
여기서, 무엇보다 중요한 것 한가지! 7가지 원칙을 익히지 않는 한, 이러한 테크닉들은 절대로 의미가 없습니다.
점검사항
Presentation Material
l 오탈자는 없는가? (특히, 고유명사, 각종 데이터 수치); 2사람 이상이 교대로 점검했는지?
l 발표자료의 양이 주어진 시간내에 소화하기에 적당한가? (질의응답시간 고려)
l presentation의 목적과 proposal의 내용이 부합하는지? (audience가 듣고자 하는 내용의 발표인지?)
l 발표내용이 핵심을 짚지 않고, 주변 내용만 상세하게 늘어놓고 있는 것은 아닌지?
l 한 슬라이드에 자료를 너무 많이 담은 것은 아닌지? (20개 단어 이내)
l 슬라이드 글자의 크기는 적당한지 (28 point 이상)
Audiences
l 몇 명이나 참석할 것인지? (장소고려)
l 직책, 이름, 나이 등
l 오늘 발표할 내용/분야에 대해 어느 정도 알고 있는지?
l 오디언스들의 공통점은 무엇인지?
l 오디언스들이 presentation에서 원하는 것이 무엇인지?
l 오디언스 중 decision maker와 decision influencer가 누구인지?
1. 프리젠테이션은 오디언스에게 강의(lecture)를 하는 것이 아니라, 그들과 함께 커뮤니케이션, 즉 대화를 하는 것이다. 일상 대화체로 이야기하려고 하라.
2. 커뮤니케이션을 하기 위해서는 eye contact이 필요하다. 오디언스와 고루, 그리고 중요 오디언스와 자주, eye contact을 하라.
3. PR기획서 프리젠테이션은 보통 자신보다 상급자에게 하는 경우가 많다. 따라서, 이 경우 자신의 tone & manner를 “제안하는”(suggestive) 형태를 취하도록 하라. 그들에게 무엇을 가르치려 하는 태도는 배제하라.
4. 프리젠터가 모든 것을 알 수는 없다. 오디언스의 질문에 대해 잘 모를 경우에는 “잘 모르겠다”라고 이야기하라. 필요할 경우, 추후 자료를 찾아 알려주겠다고 하라.
5. 첫인상이 중요하다. 오디언스들은 프리젠터를 첫 120초 동안에 평가하고 판단한다고 한다. 따라서, 특별히, 오디언스와 처음 만나는 때, 좋은 첫인상을 줄 수 있도록 미리 잘 준비하라.
6. 너무 한 곳에 딱 고정되어 서서 프리젠테이션 하지 말라. 자연스럽게 움직이면서 프리젠테이션하라.
7. No poker face!: 표정없이 하는 프리젠테이션은 흥미를 끌지 못한다. 강조해야 할 부분에서는 표정도 함께 움직여라.
8. 발표자료만 쳐다보고 읽는 프리젠테이션 처럼 지겨운 것도 없다. 자료는 읽지 말고, 이야기로 풀어내라.
9. 발표자료를 쳐다보지 말고, 오디언스를 쳐다보라.
10.“킹카”처럼 보이려고 하지 마라: 프리젠테이션에서 너무 멋지게 보이려고 “오버”하면 들통나기 마련이다. 기본적인 원칙을 지키면서, 자신의 스타일에 맞는 프리젠테이션 기법을 스스로 터득하라.
11.긴장을 풀 수 있는 자신만의 간단한 숨쉬기, 스트레칭, 가벼운 산책 등을 프리젠테이션 전에 하라.
12.전체 프리젠테이션은 되도록 60분을 넘지 않도록 한다. 중간에, 질의 응답 등으로 길어져 1시간을 넘을 때에는 되도록, 50분 프리젠테이션에 10분은 쉬도록 제안을 해본다.
13.자신이 하는 프리젠테이션에서 가장 중요한 포인트를 2-3가지 정도로 압축하여 기억하고 있어라.
14.복장은 보수적으로 (짙은색-navy blue; dark gray)하라.
15. “어~” “그러니까~” “이게~”등의 주절거리는 말들을 fillers라 한다. 이는 준비가 잘 되지 않았다는 인상을 준다.
16.입술을 깨물거나, 혀로 핧지 않도록 한다.
17.안경이 계속 흘러내려, 이를 자꾸 올리는 것은 좋지 않다.
18.볼펜을 손에 들고, 째깍째깍 소리를 내는 것은 좋지 않다.
19.머리를 자꾸 만지지 말라.
20.너무 지나친 제스츄어(gestures)는 좋지 않다. 아무런 제스츄어 없이 프리젠테이션 하는 것도 좋지 않다.
21.오디언스에게 등을 보인 채로 프리젠테이션 하지 말라. 꼭, 프리젠테이션 자료를 보아야 할 경우에는 45도 각도로 서서 하라.
22.목소리의 tone이나 pace를 가끔씩 바꾸어 주어라
23.프리젠테이션 전에는 음식을 많이 먹거나, 음료수를 너무 많이 마시지 않도록 한다.
24.프리젠테이션 전에는 물을 한 잔 마시는 것은 좋다.
2012.04.30.
2005년 인터넷 자료를 검색하여 정리해두었던 글
